”If you had to identify, in one word, the reason why the human race has not achieved, and never will achieve, its full potential, that word would be 'meetings'.” /Dave Barry

De senaste 10 åren har jag återkommande ställt följande fråga till en mängd människor i arbetslivet; Vilka är dina tre största tidstjuvar i vardagen som hämmar dig från att nå din fulla potential? På topp återfinns gång på gång samma sak... Ineffektiva möten. Innan jag går vidare vill jag göra en avstickare och kasta lite ljus på vikten av att möjliggöra ett hållbart arbetsliv. De flesta människor i arbetslivet spenderar mer tid med att arbeta än att umgås med sina nära och kära. Det är väl inget fel i sig. Att jobba hårt och kasta in de där extra timmarna för något som känns meningsfullt kallas väl för passion? Men frågan är vad vi egentligen gör med arbetstiden och hur hållbart arbetslivet egentligen är? Enligt en brittisk studie går vi till jobbet 8 timmar om dagen, men vi arbetar endast värdeskapande i snitt 2 timmar och 53 minuter per dag. Samtidigt visar siffror från både arbetsmiljöverket och Gallup att människan i arbetslivet upplever en rekordhög grad av stress. Med andra ord: Arbetslivet är inte hållbart för en omfattande mängd människor.

Ineffektiva möten har blivit ett symptom på ett icke hållbart arbetsliv. Allt för många timmar går åt till misslyckade möten som inte tillför något som helst värde. Möten som saknar tydliga syften. Möten där människor inte kommer till tals. Möten där merparten av deltagarna sitter och multitaskar, kollar sin e-post och gör andra saker än att bidra.

Enligt en studie från Harvard står medarbetarnas uppfattning av möteskulturen i direkt relation till hur nöjda de är med sina jobb. Jag vill påstå att möteskulturen är en direkt spegling av organisationskulturen. Låt oss borra lite i den tanken: Möten är starkt präglade av den samlade attityden, normerna och värderingarna som råder inom en organisation. Organisationskultur är den osynliga kraften som formar och styr medarbetarnas beteenden och beslutsfattande. Organisationer med värdeskapande kulturer består bland annat av högpresterande team som utmärks av att de finns en hög grad av psykologisk trygghet. Det innebär att människor känner sig välkomna och respekterade att uttrycka sina åsikter och idéer utan rädsla för hur det mottas av andra.

När högpresterande team har möten så fördelas ordet och alla deltagarna pratar ungefär lika mycket tid. Alla deltagare känner sig inkluderade och är fullt närvarande och fokuserade i mötet. I lågpresterande team visar forskning att det är precis tvärtom. Om du vanligtvis deltar i team- eller projektmöten där en eller två deltagare ständigt är dominanta medan resten sitter tysta råder det förmodligen en brist på psykologisk trygghet. Följden blir att gruppen blir lågpresterande och att medarbetarna pratar ”om” varandra, istället för ”med” varandra.

Så vad gör vi åt detta? De flesta organisationer försöker lösa möteskulturen genom att fokusera på ”hur” vi ska ha möten i en hybrid värld. Detta resulterar ofta i en pappersprodukt bestående av spelregler för hybrida möten. Det är inget fel i sig att fokusera på beteenden och gemensamma principer, men problemet är att de flesta organisationer agerar på symptomen istället för att prata om de verkliga bakomliggande problemen. Låt mig ta ett exempel: En teamledare öppnar upp ett virtuellt möte med att hälsa alla välkomna och föreslår en enklare incheckningsövning där alla får komma till tals, men blir abrupt avbruten av en mötesdeltagare som ifrågasätter varför vi ska hålla på med en flummig incheckning när hen har så mycket att göra. Kan vi snälla vara lite effektiva! En konflikt uppstår och mötesenergin töms totalt. Låt oss stanna upp här. Båda ville ju väl och agerade bara utifrån sina behov. Teamledaren värnade om mänskliga relationer medan mötesdeltagaren värnade om uppdraget. Två viktiga delar att balansera för att möjliggöra effektiv samverkan. Problemet här var att de inte hade samsyn om vad som utmärker ett bra möte.

Den hybrida arbetsplatsstrategin medför både utmaningar och möjligheter. Bland fördelarna syns ökad flexibilitet, effektivitet och reducerade resekostnader. De flesta organisationer inte är dock inte rustade för hybrida möten. Vare sig tekniskt, fysiskt eller kulturellt. Ett vanligt förekommande symptom är att de som befinner sig på distans inte känner sig inkluderade. Lösningen handlar dock sällan om att bara investera i bättre teknik- och utrusta de fysiska mötesrummen för hybrida möten. Vad vi egentligen borde lyfta upp är kultur, psykologisk trygghet, medarbetarskap och hur vi respekterar oss själva och våra kollegors tid. En bra möteskultur är frukten av det arbetet. En effektiv möteskultur är ett resultat av ett aktivt medarbetarskap, inre motivation och en syftesdriven kultur där vi agerar för åstadkomma något meningsfullt tillsammans.

Här nedan kommer några ytterliga bra inspel för att möjliggöra värdeskapande och hållbara hybrida möten.

Skapa samsyn om vad som utmärker ett lyckat möte

Genom att skapa samsyn om vad som utmärker ett lyckat möte så blir det enklare för grupper att tillsammans reflektera och agera för att kontinuerligt förbättra utfallen av möten. Personligen tycker jag att lyckade möten utmärks av att det är effektiva, relationsbyggande och lekfulla.

Balansera synkron och asynkron kommunikation

Synkron kommunikation omfattar kommunikation och möten som sker i realtid. Asynkron är motsatsen, dvs. kommunikation som inte sker i realtid. Högpresterande team förstår vikten av att balansera synkron och asynkron kommunikation. Det finns en mängd fördelar med att öka graden av asynkron kommunikation genom att exempelvis upprätta team-chattar istället för att överösas av möten och avstämningar. Asynkron kommunikation reducerar stress och frigör mer tid för fokusarbete.

Jobba med inkludering och lyssna aktivt på varandra

Du och dina kollegor är varandras arbetsmiljö. Om du upplever att möteskulturen inte känns värdeskapande och inkluderande så vill jag uppmuntra dig att medvetet agera för att vara en del av lösningen. Bidra till en kultur där dina kollegor känner sig inkluderande, lyssna aktivt på varandra och var nyfikna på bakomliggande behov.

Minska antalet möten med en effektiv beslutsmetod

Allt för många möten går åt till att diskutera olika beslut fram och tillbaka. Ett smartare sätt är att endast ha beslutsmöten givet att initiativtagaren har tagit fram minst två beslutsförslag samt en rekommendation Följden blir en drastisk reducering av möten samt fler och effektivare beslut.

Nyttja möjligheterna med modern teknik

Digitala möten kan vara utmanande men de medför även en mängd möjligheter för den som är nyfiken och utforskande. Visste du att Microsoft avser att integrera ChatGPT i samtliga av deras produkter? Redan nu kan AI-noteringar automatiskt skapa mötesanteckningar, rekommendera uppgifter och skapa personliga höjdpunkter direkt i Microsoft Teams. Vem vet, möten i metaversum kanske är närmare än vad vi tror.

Med hopp om att inspirera till ett meningsfullt och hållbart arbetsliv.

Av Gustav Molnar, CEO, Futurist & digital evangelist på Diwo.